Confira o passo a passo para enviar propostas comerciais automaticamente com essa integração de CRM com Automação de Marketing.
Não há dúvida sobre a necessidade de ter times de Marketing e Vendas bem integrados. Isso é fundamental para a eficiência e o crescimento previsível de uma empresa. Quando essas áreas estão bem alinhadas, se percebe uma maior taxa de conversão entre as etapas do funil de conversão, além de ciclos de venda menores, o que resulta na diminuição no Custo de Aquisição de Clientes (CAC) e em um processo comercial mais fluido.
Mas o alinhamento entre as duas equipes não deve parar apenas na definição de um Service-Level Agreement (SLA), ou na definição das etapas do funil de conversão, como MQLs e SQLs. Se ambas as equipes possuem esse mindset integrado, a busca por ganhos de eficiência é constante, direto na operação de Marketing e Vendas.
Mas como isso acontece na prática? Além de amplificar os argumentos de vendas com a atuação em diferentes canais de comunicação, o time de marketing também consegue dar escala à operação comercial ao automatizar processos manuais, principalmente com a ajuda de uma ferramenta de automação de marketing. Isso tudo para que as pessoas pré-vendedoras e vendedoras foquem no mais importante: fazer abordagens mais contextualizadas e efetivas com as pessoas interessadas.
E um dos processos que mais consomem o tempo do time de vendas, e que embora seja importante acaba passando despercebido, é o envio de propostas comerciais. Com a integração de CRM com automação de marketing, conseguimos automatizar a criação e envio desses documentos, mantendo a efetividade que propostas personalizadas tem no fechamento de negociações. E é justamente essa integração que vamos mostrar neste artigo.
Resumindo, com o RD Station Marketing, RD Station CRM e o Integromat, a partir do momento que a pessoa vendedora passar um Lead para a etapa de envio de proposta, você consegue enviar essa pessoa para uma automação que vai criar e enviar uma proposta com dados personalizados da negociação, tudo de forma automática. Parece difícil mas não é. Vamos implementar?
Mas, primeiro, é importante que você tenha conta nas ferramentas:
- Clique aqui para fazer um teste gratuito no RD Station Marketing;
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Agora, vamos ao passo a passo!
Passo a passo para automatizar o envio de propostas comerciais com RD Station Marketing, RD Station CRM e Integromat
Antes de passarmos para o passo a passo de criação dessa integração, você vai precisar dessas ferramentas:
- RD Station Marketing, como sua ferramenta de automação de marketing;
- RD Station CRM, como sua ferramenta de CRM de vendas;
- Integromat, como ferramenta de integração, que você vai usar para automatizar a criação das propostas comerciais.
1. Para iniciar a automação, vamos considerar que acabamos de fazer uma reunião de apresentação de solução para o Lead que estamos prestes a fechar negócio. Logo após a reunião, preenchemos algumas informações na aba de negociação no RD Station CRM e enviamos eles para a fase do funil de “Enviar proposta”.
Depois, no RD Station Marketing, podemos criar uma segmentação com base nas pessoas que passaram para a fase de “Envio de proposta” no RD Station CRM:
2. O segundo passo é criar uma automação que vai enviar os dados dessas pessoas que foram para a fase de “Enviar proposta” para a criação da proposta comercial. Para isso, criamos uma automação no RD Station Marketing com a segmentação que definimos no primeiro passo como o gatilho de entrada para o fluxo. Logo em seguida, vamos inserir um link para integração, com um webhook que vamos criar no Integromat, a ferramenta que vamos usar para criar a proposta comercial.
3. No Integromat, vamos executar o processo de criação das nossas propostas comerciais com base nos dados do Lead. O primeiro passo dentro da ferramenta é criar um webhook que vai receber os dados do Lead enviados pelo RD Station Marketing. É bem fácil, é só selecionar o módulo de “webhooks” e selecionar a criação. Definimos o nome do webhook e assim geramos a URL, que vamos inserir na ação de “Enviar para Integração” no passo 2.
4. Agora, vamos executar uma sequência de ações dentro do Integromat. Para criar a proposta, vamos criar uma apresentação no Google Slides a partir de um template de apresentação que você já tenha. Dentro do Integromat, selecionamos o módulo do Google Slides e selecionamos a ação correspondente, conforme mostra o print abaixo:
Dentro dessa apresentação, podemos definir diferentes variáveis onde vamos inserir os dados personalizados do nosso Lead, como o nome da empresa dele, o valor que definimos da proposta, etc. Para criar essas variáveis dentro da apresentação do Google, precisamos inserir o texto da variável entre dois pares de chaves, como nas imagens abaixo.
Para finalizar essa etapa de criação de uma apresentação no Integromat, selecionamos esse template de apresentação no Google Slides e mapeamos as variáveis que inserimos na apresentação com os dados do Lead que recebemos através do webhook. Veja o print abaixo:
5. Após a ação de criação da apresentação no Google Slides, vamos converter esse arquivo em pdf, para que a gente possa enviar o link com a URL do arquivo para o nosso Lead em fechamento. Para isso, vamos selecionar a ação de “Fazer download de arquivo” com o módulo do Google Drive no Integromat, conforme mostra a imagem abaixo:
Para finalizar a conversão do arquivo, selecionamos a apresentação criada no passo 4 e configuramos para termos o arquivo final em PDF.
6. Para finalizar nossas ações de criação da proposta dentro do Integromat, precisamos retornar a informação do link URL da nossa proposta comercial para o RD. Para isso, vamos registrar uma conversão no RD com um campo personalizado que vai conter essa URL criada no passo 5. E o melhor de tudo: existe um módulo da RD Station dentro do Integromat. Então selecionamos a ação de “Registrar um evento de conversão” dentro da própria ferramenta.
Dois pontos importantes para retornamos as informações do Lead para o RD Station:
- Precisamos registrar a conversão no mesmo e-mail que foi recebido no webhook. Isso nos certifica de que vamos registrar a conversão no Lead correto;
- Para inserir o link do PDF da proposta comercial no histórico do Lead, precisamos criar um campo personalizado no RD Station e mapear nessa ação, como na imagem abaixo:
Para finalizar essa etapa da automação onde utilizamos o Integromat, o cenário de criação da proposta comercial deve estar assim antes de voltarmos ao RD Station Marketing:
7. Agora temos uma conversão retornando para o RD Station Marketing, nos informando que a proposta personalizada foi criada. A partir desta conversão e do campo de URL do arquivo PDF da proposta, conseguimos construir uma nova automação e um e-mail com o link da proposta no botão de call-to-action (CTA) do e-mail. Primeiro, então, criamos a automação com o gatilho inicial da conversão da proposta criada.
8. E, por último, criamos um modelo de e-mail de fluxo de automação que vai enviar a proposta comercial para o Lead. Aqui, a dica final é inserir a URL da proposta como variável em um texto âncora do e-mail, como na imagem abaixo:
Pronto! Automatizamos o processo de envio de propostas comerciais, mantendo a personalização com base nos dados e contextos da negociação que queremos fechar.
Hora de botar a mão na massa
Agora é sua vez de colocar a integração do CRM com Automação de Marketing em prática e começar a otimizar o tempo de criação de propostas do time comercial.
Essa é apenas uma das formas de integrar mais as áreas de Marketing e Vendas da sua empresa. Se você não quer parar por aqui, existem outros casos de uso que você pode implementar desde já, como:
- Registrar os motivos de descarte das negociações do CRM na ferramenta de automação de marketing, para criar automações de nutrição de Leads perdidos;
- Automatizar cadências de contatos de pré-vendas por e-mail;
- Facilitar o processo de agendamento de reuniões, com automação de marketing mais uma ferramenta de agendamento, como o Calendly.
Dessa forma, implementamos direto na operação formas de integrar cada vez mais as áreas de Marketing e Vendas, que vão resultar em maior eficiência da operação, ciclos de vendas menores, menor Custo de aquisição de Clientes (CAC) e a sensação geral das duas equipes de estarem unidas em torno do mesmo objetivo.
Caso você ainda não tenha conta nas ferramentas que mencionamos no texto, aproveite agora para fazer um teste de graça:
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Por: João Rezende para RD Station.
