Aprenda o que é e como fazer um plano de ação passo a passo

Com um plano de ação bem definido as equipes têm etapas claras para seguir, o que traz motivação e produtividade.

Se você sente dificuldade ao planejar e realizar seus objetivos, sejam eles pessoais ou profissionais, saiba que pode se beneficiar muito de um plano de ação. Com a ferramenta, você tem um passo a passo para alcançar suas metas de maneira organizada.

Porém, para que um plano de ação resulte em tarefas realizadas com qualidade e dentro do prazo, existem algumas práticas que você pode seguir. Continue a leitura do artigo para aprender como criar o seu.

O que é um plano de ação?

Um plano de ação é uma ferramenta que serve para definir etapas para uma tarefa que precisa ser completada, facilitando o cumprimento dela.

A criação de planos de ação é parte importante do planejamento estratégico das empresas. Também é útil para a definição de planos individuais de desenvolvimento para os colaboradores. Além disso, ajuda a alcançar objetivos pessoais.

Um bom plano de ação deve incluir:

• Uma descrição do objetivo a ser atingido
• Tarefas e etapas que devem ser concluídas para alcançar o objetivo
• Quem são os responsáveis por fazer cada atividade
• Prazo final para a conclusão de cada atividade
• Recursos necessários para dar conta das tarefas
• Métricas para avaliar o progresso

Mas lembre-se: o plano de ação não é algo fixo. Na medida que a empresa cresce e seu mercado de atuação se transforma, os objetivos evoluem e ele pode ser ajustado para atender às novas necessidades.

Qual é a importância de um plano de ação?

É comum, nas empresas, que as equipes queiram logo partir para a ação, sem tirar um tempo para planejar as iniciativas. O problema é que na maioria das vezes esse comportamento pode levar a erros.

O planejamento, por outro lado, auxilia as pessoas a se prepararem para os obstáculos que podem surgir. Também permite trabalhar de maneira mais focada e produtiva.

Podemos resumir as vantagens de fazer um plano de ação desta maneira:

• Direção: um plano de ação funciona como um mapa, traçando o caminho que precisa ser seguido para chegar ao seu objetivo.
• Motivação: ter as etapas planejadas e registradas ajuda a manter a equipe motivada, afinal os colaboradores sabem o que falta para que o resultado seja atingido.
• Acompanhamento: o plano de ação também facilita o acompanhamento das tarefas.
• Priorização: como o plano de ação permite visualizar as etapas que faltam para chegar ao objetivo, também fica mais fácil saber o que priorizar.

Como montar um plano de ação? 6 boas práticas

Ao ler o conceito, criar um plano de ação pode parecer simples. No entanto, existem alguns passos importantes que devem ser seguidos para fazer isso de forma efetiva.

A seguir, trazemos 6 passos que não podem ser deixados de lado:

1. Defina um objetivo final

O primeiro passo para criar seu plano de ação é, obviamente, definir um objetivo. Para isso, é possível usar diversas metodologias, como SMART, 5W2H e PDCA.

2. Liste as etapas a serem seguidas

Com o objetivo em mente, o que é preciso fazer para dar conta dele? Uma dica é criar uma lista de tarefas, definindo prazos finais que sejam realistas e apontando uma pessoa responsável por realizar cada atividade.

É importante ter certeza de que a equipe toda está envolvida no processo, ciente de suas responsabilidades e com fácil acesso ao documento. Se houver tarefas mais complexas, divida-as em outras menores, mais fáceis de executar e gerenciar.

O modelo a seguir traz o básico que um plano de ação deve conter:

Se preferir, também é possível fazer versões mais completas, trazendo as diferentes etapas de um objetivo de maneira detalhada:

3. Defina milestones

Milestones, ou marcos, são objetivos menores que, juntos, resultam em um objetivo principal no final. A vantagem de contar com milestones é o fato de que eles ajudam a manter a equipe motivada, embora o prazo final ainda esteja distante. Isso também evita a procrastinação.

4. Identifique os recursos necessários

Antes de colocar o plano de ação em prática, é importante certificar-se também de que o seu negócio tem os recursos necessários para realizá-lo. Se eles não estão disponíveis, pode ser preciso criar um plano para obtê-los primeiro. Isso também inclui o seu orçamento.

Pode ser interessante, inclusive, incluir uma coluna no seu plano de ação para registrar os custos de cada ação, caso existam.

5. Registre o seu plano de ação em um documento fácil de visualizar

Com todas as informações levantadas, é hora de criar um plano fácil de visualizar. A ideia é criar algo que toda a equipe possa entender rapidamente e que possa ser compartilhado com todos. Um formato bastante usado para isso é o gráfico de Gantt, por exemplo.

Uma dica é usar ferramentas online, que trazem templates que podem ser editados facilmente. Alguns exemplos são o Canva e o Google Slides. Além de editável, o documento deve ser de fácil acesso.

Independentemente do formato utilizado, o mais importante é que seu plano de ação inclua as tarefas, os responsáveis, os prazos e recursos necessários.

6. Monitore e atualize o seu plano sempre que necessário

As equipes podem levar tempo até se acostumarem a seguir o plano de ação. Inclusive, alguns processos podem ter que ser adaptados ao longo do caminho por conta disso. Por isso, procure sempre acompanhar os indicadores e ajustar o fluxo de trabalho conforme necessário.

Por fim, ao final do plano de ação, você pode comparar as expectativas iniciais com os resultados que obteve. Entenda o quanto progrediu e o que poderia ser otimizado.

Lembre-se de que é com base em erros e acertos que você pode melhorar cada vez mais os planos seguintes.